1. AS 관리 시스템에서는 접수된 AS 요청을 담당 기사에게 배정하고 현장에서 기록한 작업 결과를 같은 시스템에서 확인할 수 있습니다. 관리자는 각 요청의 진행 상태를 확인하고 후속 업무에 필요한 정보를 파악할 수 있습니다.
2. 세차기 수리 요청 한 건을 예시로 AS 관리 시스템의 사용 과정을 소개합니다. 사무실 PC에서 요청을 접수하고 현장 태블릿에서 과거 수리 내역을 조회한 뒤 모바일에서 점검 결과와 사용 부품을 기록하는 과정을 실제 화면으로 확인할 수 있습니다.
3. 플렉스튜디오에서는 기업의 AS 처리 절차에 맞춰 업무 화면과 기능을 구성할 수 있습니다. 회사에서 사용하는 점검 항목을 반영하고 기존 ERP의 고객과 제품 정보를 AS 업무에 연동할 수 있습니다.
“세차가 끝나도 물기가 많이 남아요. 건조기 바람이 약해진 것 같습니다.”
세차기를 제조하고 유지보수하는 기업에 AS 요청이 접수되었다고 가정해 보겠습니다. 사무실 담당자는 고객의 요청을 접수하고 방문할 기사를 배정합니다. 현장 기사는 과거 수리 내역을 확인한 뒤 장비를 점검하고 작업 결과를 기록합니다. 작업이 완료되면 사무실 담당자도 처리 결과를 확인합니다. 이러한 AS 업무를 하나의 시스템에서 관리한다면 각 담당자의 업무는 어떻게 달라질까요?
이번 글에서는 기업용 업무 시스템 개발 플랫폼 플렉스튜디오로 만든 맞춤형 AS 관리 시스템을 소개합니다. 가상의 세차기 제조사 '플렉세차기'가 한마음주유소의 수리 요청을 처리하는 상황을 바탕으로 각 담당자가 시스템에서 업무를 처리하는 과정을 확인할 수 있습니다.
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한마음주유소에서 건조기 풍량이 약해졌다는 연락을 받으면 사무실 담당자는 AS 관리 시스템에 새로운 요청을 등록합니다.
관리자 화면에서 'AS 접수'버튼을 선택하고 거래처를 검색하면 해당 거래처에 등록된 제품을 확인할 수 있습니다. 이어서 한마음주유소가 사용 중인 세차기를 선택하고 고객이 설명한 증상인 '건조기 풍량이 약해져 세차 후 물기가 남는다'는 내용을 기록합니다. 접수를 저장하면 관리 보드의 '접수' 항목에 새로운 티켓이 생성됩니다. 관리 보드에서는 각 요청을 접수, 배정, 진행 중, 완료, 보류 상태로 구분해 확인할 수 있습니다.
이어서 생성된 티켓에서 방문할 담당자와 일정을 지정합니다. 이번 요청은 장영실 기사에게 배정하고 방문 예정 시간을 오후 3시로 등록합니다. 수리 비용은 현장 점검 결과에 따라 달라질 수 있으므로 우선 유상으로 설정합니다. 배정 내용을 저장하면 해당 요청이 관리 보드의 '배정' 항목으로 이동합니다. 담당자는 방문 일정과 배정된 업무를 확인할 수 있으며 사무실 관리자도 요청별 진행 상황을 파악할 수 있습니다.
방문 업무를 배정받은 장영실 기사는 태블릿에서 오늘 예정된 방문 일정을 확인합니다. 한마음주유소의 요청을 선택하면 수리 대상인 세차기의 제품 정보와 과거 AS 이력을 조회할 수 있습니다.
해당 제품에는 과거 AS 이력이 7건 등록되어 있습니다. 이 중 한 달 전에도 건조기 풍량 문제로 필터를 교체한 기록이 남아 있습니다. 담당 기사는 이 기록을 참고해 최근 교체한 필터의 상태를 우선 확인하고 같은 증상이 반복되는 원인을 점검할 수 있습니다. 이처럼 현장에서 AS 이력을 확인하면 과거 조치 내용을 사무실에 별도로 문의하지 않고도 필요한 정보를 파악할 수 있습니다. 제품에 QR 코드를 부착해 관리하는 방식도 가능합니다. 현장에서 QR 코드를 스캔하면 해당 장비의 제품 정보와 과거 AS 이력을 조회하도록 구성할 수 있습니다.
현장 기사는 모바일에서 배정된 AS 요청을 선택하고 작업 시작 버튼을 누릅니다. 작업을 하며 세차기의 브러시, 노즐, 건조기 등 8개 점검 항목 가운데 문제가 없는 부분은 '정상'으로 표시하고 교체가 필요한 '건조기 풍량' 항목은 '교환'으로 변경합니다.
점검 과정에서 지난달 교체한 건조기 필터의 초기 불량을 확인했습니다. 현장 기사는 조치 내용에 '9월 16일 교체한 건조기 필터 초기 불량 확인, 무상 재교체'라고 기록하고 작업 전후 사진도 함께 첨부합니다. 접수 당시 유상으로 등록했던 수리 조건은 실제 처리 결과에 맞춰 무상으로 변경합니다. 이렇게 현장에서 점검 결과와 조치 내용을 기록하면 사무실 담당자도 해당 장비에 어떤 문제가 있었고 어떻게 수리했는지 확인할 수 있습니다.
이번 수리에서는 건조기 필터 두 개를 교체했습니다. 현장 기사는 모바일에서 사용한 부품을 선택하고 수량을 입력합니다. 무상 수리라도 사용한 부품의 내역을 남겨두면 이후 부품 교체 이력을 확인하거나, 재고 관리에 활용할 수 있습니다. 수리를 마친 뒤에는 고객 서명과 확인자 이름을 등록합니다. 작업 종료 후 완료 처리하면 해당 요청의 상태가 '완료'로 변경됩니다. 현장에서 입력한 점검 결과와 사용 부품 내역도 같은 요청에 저장되므로 사무실 담당자는 별도의 보고를 기다리지 않고 처리 내용을 조회할 수 있습니다.
기업에서 이미 ERP를 사용하고 있다면 등록된 고객과 제품 정보를 AS 관리 시스템에서도 활용할 수 있습니다. 예를 들어 AS 접수 시 ERP에 등록된 거래처를 선택하면 해당 고객에게 출고된 제품 정보를 불러와 수리 대상 장비를 확인하도록 구성할 수 있습니다. 현장에서 기록한 부품 사용 내역을 ERP에 반영하는 방식도 가능합니다. 앞서 한마음주유소의 세차기 수리 과정에서는 건조기 필터 두 개를 무상으로 교체했습니다. 이때 고객에게 비용을 청구하지 않더라도 실제 사용한 부품은 재고에서 차감되어야 하므로 해당 내역을 ERP의 출고 업무와 연동하도록 설계할 수 있습니다.
AS 관리 시스템에 필요한 기능은 기업에서 관리하는 제품과 업무 절차에 따라 달라집니다. 사용하는 점검 항목이나 담당자 배정 기준이 다를 수 있고 기존 ERP와 연동해야 하는 정보도 차이가 있습니다. 플렉스튜디오(Flextudio)는 기업의 업무 절차에 맞춰 필요한 시스템을 개발할 수 있는 기업용 업무 시스템 개발 플랫폼입니다. 플렉스튜디오를 활용하면 앞서 소개한 AS 관리 시스템처럼 담당자의 역할에 맞는 화면을 구성하고 기존 시스템의 데이터를 활용하는 기능을 구현할 수 있습니다.
1️⃣ 하나의 개발 프로젝트로 웹과 모바일 앱 모두 지원
플렉스튜디오에서 개발한 애플리케이션은 웹과 iOS, 안드로이드 환경에 배포할 수 있습니다. 기기별로 별도의 애플리케이션을 개발하는 부담을 줄일 수 있으며 기능 변경 시 유지보수에도 도움이 됩니다.
2️⃣ 담당자의 역할과 사용 기기에 맞는 화면 구성
사무실 관리자는 PC에서 AS 접수와 담당자 배정을 처리하고 현장 기사는 태블릿이나 모바일에서 필요한 정보를 확인하도록 구성할 수 있습니다. 담당자는 같은 업무 데이터를 사용하면서도 자신의 업무에 필요한 정보를 각 기기에 맞는 화면에서 확인할 수 있습니다.
3️⃣ 업무 변경에 따른 유연한 기능 수정과 유지보수
관리 대상 장비가 추가되거나, 점검 기준이 변경되면 시스템의 기능도 수정해야 합니다. 플렉스튜디오에서는 변경된 업무 조건에 맞춰 화면과 기능을 수정할 수 있으며 필요한 경우 교육을 받은 고객사가 직접 추가 개발이나 유지보수를 담당할 수도 있습니다.
4️⃣ 업무 요구사항 분석과 기존 ERP 연동 방안 제안
플렉스튜디오는 전문 컨설턴트와 함께 기업의 업무 요구사항을 파악해 필요한 기능을 설계하고 기존 ERP와의 연동 방안도 제안합니다. 또한 플렉스튜디오의 모회사인 영림원소프트랩이 축적한 ERP 구축 경험을 바탕으로 데이터 활용 방식과 연동 조건을 검토할 수 있습니다.
AS 관리 시스템 도입을 검토하고 있다면 먼저 현재 회사에서 처리하는 AS 업무 프로세스를 점검해 보세요. 접수부터 완료까지 각 담당자에게 어떤 정보가 필요한지 파악한 후, 정보가 누락되거나 별도로 확인해야 하는 업무를 찾으면 시스템에 반영할 기능을 구체적으로 정할 수 있습니다.
업무 프로세스를 정리한 후에도 AS 관리의 어떤 부분부터 개선해야 할지 고민된다면 플렉스튜디오의 전문 컨설턴트와 상담해 보세요.
회사의 업무 절차를 바탕으로 필요한 기능을 제안하고 기존 시스템과의 연동 가능 여부도 함께 검토해 드립니다.
*블로그 콘텐츠 일부에 생성형 AI가 사용되었습니다.