중소기업 입장에서 디지털전환은 어디서부터 시작해야 할지 막막하게 느껴지기 쉽습니다. 인력과 예산은 제한돼 있는데, 업무는 오늘도 멈추지 않고 돌아가야 하니까요. 그러다 보면 엑셀, 메일, 메신저를 오가며 버티는 시간이 길어지고, 작은 비효율이 하나씩 쌓이면서 업무 방식과 성과의 차이도 점점 벌어지기 시작합니다.
이번 글에서는 중소기업 관점에서 디지털전환이 왜 기업 간 격차로 이어지는지, 무엇이 실행을 어렵게 만드는지, 그리고 실제로 실행할 수 있는 3단계 로드맵은 어떻게 구성하면 좋은지 정리해 보았습니다. 마지막으로 현실적인 대안으로 거론되는 로우코드 방식까지 함께 살펴보며 중소기업이 현실적으로 디지털전환을 추진할 수 있는 방법을 소개해 드릴게요.
디지털전환은 처음 실행할 땐 큰 차이가 없어 보일 수 있지만, 시간이 지날수록 업무 방식과 성과에서 차이가 벌어지며 격차가 조금씩 누적됩니다.
OECD D4SME Survey에 따르면 디지털 도구를 도입한 중소기업 중 약 47%가 국내 판매 확대, 약 41%가 고객 접점 확대 같은 매출 관련 효과를 체감했다고 답했습니다. 업무 자동화 등을 통한 생산성 향상(약 40%) 역시 주요 성과로 인식되고 있어요.
국내 자료에서도 비슷한 흐름이 확인됩니다. 국회예산정책처가 2025년 발표한 ‘우리나라 노동생산성 현황과 정책과제’에서는 노동생산성에 영향을 주는 요인 중 하나로 디지털 전환을 제시합니다. 디지털 전환을 추진한 기업은 그렇지 않은 기업보다 노동생산성이 전산업에서 1.9%, 제조업에서 2.4% 더 높은 것으로 나타났습니다.
숫자만 보면 몇 퍼센트 차이라고 생각할 수도 있어요. 하지만 디지털전환의 차이는 한 번에 크게 나타나기보다 업무의 작은 비효율이 줄어드는 방식으로 누적됩니다. 예를 들어 업무 처리 시간이 조금씩 줄고 재작업이 감소하며 소통 오류나 정산 지연 같은 문제가 완화되죠. 결과적으로 비용 절감과 업무 효율 개선으로 이어져요.
그래서 디지털전환은 한 번의 대형 프로젝트로 끝내기보다 업무 효율을 꾸준히 끌어올리는 과정으로 접근하는 게 더 현실적입니다.
요즘 디지털전환을 이야기하다 보면 인공지능(AI)을 빼놓기 어렵죠. AI를 단순한 응답 도구가 아니라 실제 업무에 적용해 만족할 만한 성과를 내려면 생각보다 많은 준비가 필요합니다. AI가 제대로 작동하려면 먼저 업무 데이터가 쌓이는 시스템이 만들어져야 하기 때문이에요. 그다음에 업무 자동화나 맞춤형 알림 같은 운영 기능을 추가할 수 있고 마지막으로 AI가 데이터를 활용하여 성과를 만들어냅니다.
디지털전환의 효과를 알고 있어도 기술 도입을 결정하는 건 쉽지 않습니다. 한국산업기술진흥협회(KOITA)가 2023년 발표한 기업의 디지털전환 추진 현황 및 실태조사 분석에 따르면, 조사에 참여한 디지털전환 추진 단계는 추진 단계 33.6%, 추진 검토 37.2%, 미추진 29.2%로 나타났습니다. 실행에 들어간 기업보다 실행하지 않거나 검토 단계에 머무는 기업이 더 많은 셈입니다.
그렇다면 왜 디지털전환은 어렵게 느껴질까요? 보통 세 가지 이유로 정리할 수 있습니다.
첫째는 인력과 역량의 부족입니다. 개발자 채용이 어렵고 설령 시스템을 구축해도 요구사항 정리, 테스트, 교육, 운영 대응까지 이어지는 부담이 계속 남습니다. 디지털전환은 시스템을 만드는 일이 아니라 업무를 계속 굴리면서 시스템을 함께 키우는 일이 되기 때문에 사람이 부족한 조직일수록 벽이 높습니다.
둘째는 비용 부담입니다. 디지털전환은 소프트웨어만 도입하면 끝나는 일이 아니에요. 초기 설비와 시스템 구축에 비용이 많이 들어가고, 도입 이후에도 유지관리와 개선 비용이 계속 발생합니다. 특히 중소기업은 운영 여력이 제한적이어서 이런 비용 구조 자체가 진입장벽으로 작용하는 경우가 많습니다.
셋째는 기술을 업무에 적용하기가 어렵다는 점입니다. 새로운 기술을 도입하더라도 현장 업무에 자연스럽게 녹여내지 못하면 사용하지 않는 경우가 늘어납니다. 게다가 중소기업은 디지털 전략을 세우거나 교육에 투자할 여력이 부족한 경우가 많아 기술이 실제 업무 방식으로 자리 잡기까지 시간이 더 오래 걸립니다.
이 문제는 특정 기업만의 이야기가 아닙니다. OECD D4SME Survey에서도 디지털전환이 지체되는 이유로 교육할 시간 부족 43%, 하드웨어 및 유지보수 비용 37%, 인재·스킬 부족 27%가 함께 언급됩니다. 결국 중소기업의 디지털전환은 기술을 몰라서라기보다 배우고 운영할 시간이 부족하고 비용이 부담되며 담당할 사람이 부족한 구조에서 막히기 쉽습니다.
중소기업은 인력과 시간, 예산이 제한적이기 때문에 디지털전환도 그 현실을 전제로 설계하는 게 중요합니다. 처음부터 모든 문제를 해결하려고 하면 범위가 커지고 속도가 느려지기 쉬워요. 그래서 전사 시스템을 한 번에 바꾸기보다 엑셀,메일,메신저 등 여러 채널을 오가며 처리하느라 비효율이 큰 업무 하나를 먼저 골라 작게 시작하는 방식이 현실적입니다. 업무를 고를 때는 직감보다 아래 기준으로 빠르게 좁혀보면 좋아요.
다음은 개발한 시스템을 팀이 일상적으로 쓰게 만드는 단계입니다. 이 단계가 빠지면 시스템은 만들어졌지만, 업무는 결국 익숙한 방식으로 돌아가게 됩니다.
시스템이 정착하려면 1단계에서부터 미리 준비해야 할 것들이 있어요. 실제 업무 담당자와 충분히 논의하면서 일의 방식을 정리하고, 기준을 통일하는 과정이 함께 필요합니다. 예를 들어 같은 업무라도 사람마다 입력 방식이 다르면 데이터가 금방 흐트러지고, 승인 기준이 제각각이면 흐름이 멈춥니다. 어떤 항목을 필수로 할지, 어떤 선택 값을 사용할지, 예외 상황은 어디까지 허용할지 같은 기준을 먼저 맞춰야 합니다.
동시에 역할과 책임도 명확히 해야 합니다. 누가 작성하고, 누가 승인하며, 누가 상태를 변경하는지 역할을 나누고 막히는 지점이 생겼을 때 다음 담당자가 누구인지까지 정해두면 담당자가 바뀌어도 흐름이 끊기지 않습니다. 이렇게 기준과 역할이 정리되면 팀 단위로 사용이 가능해지고, 처음엔 낯설 수 있지만 점차 시스템이 일하는 방식으로 자리 잡기 시작합니다.
마지막으로 알림과 리마인드로 사용을 습관화합니다. 일이 바쁘면 시스템을 건너뛰고 먼저 처리하는 경우가 흔하게 발생해요. 이때 알림이 없으면 시스템은 금방 잊혀집니다. 예를 들어 승인 대기 상태가 24시간 이상이면 담당자와 승인자에게 자동 알림을 보내거나, 납기일이 가까워지면 처리 담당자에게 리마인드를 보내는 식으로요. 이렇게 하면 시스템이 업무를 따라가는 게 아니라 업무를 끌고 가는 도구가 됩니다.
업무가 시스템 안에서 안정적으로 운영되기 시작하면 데이터가 자연스럽게 쌓입니다. 이제 데이터를 기반으로 적용 범위를 다른 업무로 넓히고, 반복되는 작업은 자동화로 줄여나갑니다. 특히 검증이나 판단이 필요한 업무는 AI를 통해 효율성을 극대화할 수도 있어요.
이처럼 디지털전환은 한 번으로 끝나는 경우가 거의 없습니다. 따라서 다음 업무로 확장하려면 처음 시작할 때부터 성과를 확인할 지표를 함께 정해두는 것이 좋습니다. 중소기업에서는 복잡한 IT 지표보다 업무 담당자가 바로 체감할 수 있는 지표가 더 설득력이 큽니다. 아래 예시를 참고해 실제 업무에 맞게 설계해 보세요.
로우코드는 기업이 필요로 하는 어플리케이션을 기업 내부 데이터와 연결하여 쉽고 안정적으로 개발/운영할 수 있는 방식이에요. 전사 시스템을 한 번에 바꾸기보다 특정 업무를 시스템화한 뒤 점차 확장해 나가는 접근과 특히 잘 맞습니다. 로우코드를 활용하면 기존 개발 방식에 비해 개발에 필요한 시간과 비용을 줄일 수 있고, 업무 변화에 따라 수정하거나 유지보수하는 과정이 비교적 수월하다는 장점도 있어요. 대표적인 로우코드 개발 플랫폼으로는 아웃시스템즈(Outsystems), 멘딕스(Mendix), 파워앱스(PowerApps), 플렉스튜디오(Flextudio) 등이 있습니다.
그 중 플렉스튜디오는 국내 ERP 분야에서 오랜 기간 경험을 쌓아온 영림원소프트랩의 자회사, 주식회사 플렉스튜디오에서 개발한 로우코드 플랫폼이에요. 국내 사용자 환경에 맞춰 설계된 것이 특징이며 기업 환경에 맞춘 보안 체계를 바탕으로 안정적인 운영을 지원합니다. 또한 다양한 형태의 개발 교육도 지원하고 있어요.
실제로 플렉스튜디오는 제조, 건설 등 다양한 분야에서 업무 관리 시스템 구축에 활용되고 있습니다. 닭고기 가공 전문 기업 '참프레'는 인터뷰에서 공수 관리 시스템을 도입하면 하루 약 5시간의 업무 시간을 줄일 수 있다고 설명했습니다. 또한 개발에 직접 참여한 전산팀 송택승 과장님은 플렉스튜디오가 현업과 전산 사이의 간격을 좁혀주는 도구라고 소개했는데요. 보통 현업이 요청을 전달한 뒤 피드백이 늦거나 요구사항이 제대로 반영되지 않으면 프로그램 활용도가 떨어지기 쉽습니다. 반면 플렉스튜디오는 요청사항을 빠르게 수정해 반영할 수 있어 현업 만족도가 높았고, 전산팀 역시 피드백을 빠르게 받아 개발을 더 빠르고 수월하게 진행할 수 있었다고 이야기했습니다.
이번 글에서는 중소기업의 디지털 전환이 왜 필요한지, 어떻게 실행하면 좋은지까지 차근차근 살펴봤습니다. 그럼에도 막상 우리 회사에 적용하려고 하면 어디서부터 시작해야 할지 막막할 수 있어요. 그럴 때 가장 먼저 필요한 건 특정 솔루션을 고르는 일이 아니라, 우리 회사의 업무를 리스트로 나열하고 우선순위를 정하는 일입니다. 어떤 업무부터 적용해야 업무 생산성이 높아지고 조직이 덜 힘든지 방향이 잡히기 때문이에요.
처음부터 모든 요구사항을 완벽하게 정리할 필요는 없습니다. 지금 업무가 어떻게 흘러가는지만 공유해 주셔도 충분합니다.
도입 상담을 통해 현재 업무를 함께 정리하고, 맞춤형 업무 시스템을 어디까지 도입하는 게 효과적인지 현실적인 범위부터 함께 구상해드립니다.