주문 업무는 접수부터 재고 확인, 출고, 거래명세서 발행까지 여러 단계와 부서를 거칩니다. 단계마다 사용하는 도구와 관리 방식이 다르면 주문 누락이나 입력 오류, 출고 지연이 발생하기 쉽습니다. 주문관리시스템(OMS)은 흩어진 주문 정보를 한곳에 모아 전체 과정을 연결합니다. 이 글에서는 주문관리시스템 도입 전에 확인할 세 가지 기준과 오공의 구축 사례를 소개합니다.
주문관리는 접수 순간부터 재고 확인, 출고 지시, 거래명세서 발행까지 이어지는 긴 여정입니다. 겉으로는 단순해 보이지만 각 단계가 유기적으로 연결되지 않으면 작은 오류 하나가 전체 흐름을 흔들 수 있습니다. 문제는 여전히 많은 기업이 부서마다 다른 방식과 채널로 정보를 주고받는다는 점입니다.
예를 들어 영업팀은 전화나 메신저로 주문을 받고, 물류팀은 엑셀로 재고를 확인하며, 회계팀은 이메일로 송장을 주고받습니다. 채널이 흩어져 있으면 주문 오류나 발송 지연이 자주 발생합니다. 결국 고객과의 신뢰가 떨어지고 매출 손실로 이어집니다. 이런 과정을 단순화하고 모든 정보를 한 곳에서 관리하는 방법이 있습니다.
주문관리는 크게 네 단계로 움직입니다. 고객이 주문을 접수하면 해당 품목의 재고를 확인하고, 출고 가능 여부가 정해지면 출고를 지시합니다. 출고와 함께 거래명세서를 발행해 회계 처리로 넘깁니다. 이 네 단계가 서로 다른 시스템이나 문서에 흩어져 있으면 같은 정보를 여러 번 옮겨 적게 되고, 그 과정에서 오류가 생깁니다.
주문관리 프로세스 예시
주문관리시스템(OMS, Order Management System)은 주문부터 재고, 출고, 거래명세서까지 한 번에 관리하는 솔루션입니다.
특히 B2B 환경에서는 거래처별 가격, 조건, 재고 수량, 납기일 등 변수가 많아 수작업만으로는 한계가 있습니다. 같은 제품이라도 주문량과 거래 빈도에 따라 견적이 달라지고, 재고가 부족해 구매 확정이 어려운 상황도 생깁니다. 주문관리시스템을 도입하면 이런 변수를 한 곳에서 처리할 수 있습니다.
OMS, ERP, B2B 주문 포털은 무엇이 다른가요?
| 구분 | 주로 다루는 일 | 사용하는 사람 |
|---|---|---|
| 주문관리시스템(OMS) | 주문 접수부터 재고 확인, 출고, 거래명세서까지의 흐름 | 영업·물류·회계 담당자 |
| ERP | 재무, 인사, 구매, 생산을 포함한 회사 전체 자원 관리 | 전사 |
| B2B 주문 포털 | 거래처가 로그인해 상품을 고르고 주문을 넣는 화면 | 거래처, 고객 |
주문관리시스템은 단순히 주문을 처리하는 도구가 아니라 업무 흐름과 직결되는 핵심 시스템입니다. 도입 전에 아래 세 가지를 점검해 보시기 바랍니다.
업무 프로세스 맞춤화
기업마다 주문 절차, 승인 단계, 거래 조건이 다르기 때문에 이를 유연하게 반영할 수 있어야 합니다. 기능이 확장될 가능성도 고려해야 합니다.
고정된 기능만 제공하는 시스템보다 화면과 기능, 로직을 필요에 따라 바꿀 수 있는지가 중요합니다.
기존 시스템과의 연동
ERP, 회계, 물류 시스템 등 이미 사용 중인 솔루션과 실시간으로 데이터를 주고받아야 합니다. 연동되지 않으면 주문관리를 위한 또 하나의 시스템이 늘어날 뿐입니다. 재고와 출고, 거래명세서 정보가 즉시 반영되어야 효과가 있습니다.
멀티 디바이스 지원
주문은 사무실에서만 일어나지 않습니다. PC보다 모바일이 익숙한 사용자도 있고 외근 중에 주문하는 경우도 생깁니다. PC, 모바일, 태블릿 어디에서든 같은 환경에서 주문과 관리를 처리할 수 있어야 합니다.
앞서 살펴본 조건을 갖춘 시스템을 플렉스튜디오 홈페이지에서 바로 체험할 수 있습니다. 상단 메뉴의 ‘사용 사례’ → ‘체험하기’를 누르면 고객이 쓰는 B2B 주문 포털과 관리자용 주문관리시스템이 준비되어 있습니다. 주문 접수부터 재고 확인, 출고 지시까지 살펴보면서 업무에 맞는 구성을 검토해 보시길 바랍니다.
상품 정보 비교 및 인기 상품 확인
고객이 여러 상품의 가격, 규격, 재고 정보를 비교할 수 있고 인기 상품과 추천 제품을 따로 확인할 수 있습니다.
상품 선택 후 수량 입력으로 간편 주문 접수
원하는 상품을 고르고 수량만 입력하면 주문이 즉시 접수됩니다.
주문 확정·대기 등 발주 현황을 실시간 조회
주문 확정과 대기 상태를 실시간으로 확인해 진행 상황을 바로 파악할 수 있습니다.
관리자는 웹 기반 시스템에서 모든 주문과 재고 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 부서 간 공유가 쉬워지고 출고 지연이나 재고 오류를 미리 막을 수 있습니다.
매출 요약 리포트 제공
기간별·거래처별 매출 현황을 그래프나 표로 제공해 판매 추이를 분석하고 전략 수립에 활용합니다.
주문·출고·결제 상태 실시간 확인
거래처별 주문 내역과 출고 준비 여부, 결제 완료 상태를 즉시 파악할 수 있습니다.
상품 등록·수정·목록 관리
신규 상품을 등록하거나 기존 상품의 가격, 재고, 이미지를 수정하고 전체 목록을 한 화면에서 관리합니다.
고객 문의 대응 기능
주문, 배송, 제품 문의를 시스템 안에서 접수하고 처리 상태를 관리할 수 있습니다.
오공은 고객마다 다른 주문 접수 방식과 이를 ERP에 다시 입력해야 하는 비효율 때문에 주문관리시스템 도입을 결정했습니다. 플렉스튜디오로 구축한 주문관리시스템은 고객과 내부 사용자가 하나의 화면에서 주문을 입력하고 실시간으로 확인하는 B2B 전용 플랫폼입니다. 주문, 재고, 출고를 한곳에서 처리하면서 업무 효율이 크게 올라갔습니다.
오공은 이미 영림원소프트랩의 ERP를 사용하고 있었기 때문에 기존 시스템과의 데이터 연동이 중요했습니다. 여러 부서가 협의해 실제 업무에 맞춘 기능을 구현했습니다. 단가 노출 시점 설정, 거래처 원장 조회와 출력, 물류 일정에 맞춘 명세서 발행일 지정이 대표적입니다. 오공의 업무 프로세스에 맞춘 덕분에 주문 처리가 이전보다 빠르고 정확해졌습니다.
부서마다 다른 방식부터 반복되는 입력 작업까지 주문관리의 비효율은 여러 곳에서 생깁니다.
플렉스튜디오는 각 기업의 프로세스와 환경에 맞춰 설계하는 맞춤형 주문관리시스템을 제공합니다. 현재 주문 접수 방식과 사용 중인 시스템을 알려주시면 어떤 구성이 맞을지 도입 상담에서 함께 정리해 드립니다.