주문관리시스템 A to Z : 도입부터 성공사례까지 총정리

고객마다 다른 주문방식, 왜 이렇게 복잡할까요?

주문관리는 접수 순간부터 재고 확인, 출고 지시, 거래명세서 발행까지 이어지는 긴 여정이에요. 겉으로는 단순해 보이지만, 각 단계가 유기적으로 연결되지 않으면 작은 오류 하나가 전체 흐름을 흔들 수 있어요. 여기서 문제는 여전히 많은 기업이 부서마다 다른 방식과 채널로 정보를 주고받는다는 점이죠.

예를 들어 영업팀은 전화나 메신저로 주문을 받고 물류팀은 엑셀로 재고를 확인해요. 회계팀은 이메일로 송장을 주고받아요. 이렇듯 채널이 흩어져 있으면 주문 오류나 발송 지연 같은 문제가 빈번하게 발생할 수 밖에 없어요. 결국 고객과의 신뢰가 떨어지고 매출 손실로 이어지는 악순환을 만들죠. 이런 복잡한 과정을 단순화하고 모든 정보를 한 곳에서 관리할 수 있는 방법이 있어요.

주문관리 프로세스 예시

주문관리시스템이란?

주문관리시스템(OMS, Order Management System)은 주문부터 재고, 출고, 거래 명세서까지 한 번에 관리할 수 있는 솔루션이에요.

특히 B2B 환경에서는 거래처별 가격, 조건, 재고 수량, 납기일 등 변수가 많아 수작업만으로는 한계가 있죠. 같은 제품이라도 고객의 주문량과 거래 빈도에 따라 견적이 달라질 수 있고 재고가 부족해 구매 확정이 어려운 상황도 생겨요. 주문관리시스템을 도입하면 이런 복잡한 변수를 한 곳에서 처리해 주문관리를 훨씬 더 효율적으로 운영할 수 있어요.

주문관리시스템 도입 시 고려할 점

그렇다면 우리 회사에 맞는 주문관리시스템을 선택할 때 무엇을 살펴봐야 할까요? 주문관리시스템은 단순히 ‘주문을 처리하는 도구’가 아니라, 기업의 업무 흐름과 직결되는 핵심 시스템이에요. 그래서 도입 전에는 아래 기준을 꼭 점검해 보시는 걸 추천드려요.

✓ 업무 프로세스 맞춤화

기업마다 주문 절차, 승인 단계, 거래 조건 등이 다르기 때문에 이를 유연하게 반영할 수 있어야 해요. 기능이 확장될 가능성도 고려해야 하죠.
따라서 고정된 기능만 제공하는 시스템보다 필요에 따라 화면·기능·로직을 자유롭게 커스터마이징할 수 있는지 여부가 중요해요.

✓ 기존 시스템과의 연동

ERP, 회계, 물류 시스템 등 이미 사용 중인 솔루션과 실시간으로 데이터를 주고받아야 해요. 서로 연동되지 않는다면 주문관리를 위한 또 하나의 시스템이 생길 뿐이에요. 사용하시는 시스템 간의 재고·출고·거래 명세서 정보가 즉시 반영되어야 가장 큰 시너지를 발휘할 수 있어요.

✓ 멀티 디바이스 지원

주문은 사무실에서만 일어나지 않아요. 사용자에 따라 PC보다 모바일이 더 익숙할 수도 있고 외근처럼 외부에서 주문하는 경우도 발생할 수 있어요. 다양한 주문 상황을 고려해서 PC, 모바일, 태블릿 등 어떤 기기에서든 동일한 환경에서 주문과 관리를 처리할 수 있는 시스템이 필요해요.

플렉스튜디오 주문관리시스템, 직접 체험하기

앞서 살펴본 조건을 모두 갖춘 시스템을 플렉스튜디오 홈페이지에서 바로 체험할 수 있어요. 상단 메뉴의 ‘사용 사례’ → ‘체험하기’를 클릭하면 고객이 사용하는 주문앱과 관리자를 위한 주문관리시스템이 준비되어있어요. 주문 접수부터 재고 확인, 출고 지시까지 모든 과정을 살펴보며 업무 프로세스에 맞는 주문관리시스템을 구상해 보세요.

① 고객이 직접 사용하는 주문 앱

• 상품 정보 비교 및 인기 상품 확인

  고객이 다양한 상품의 가격, 규격, 재고 정보를 비교할 수 있으며 현재 인기 있는 상품과 추천 제품을 별도로 확인할 수 있어요.

• 상품 선택 후 수량 입력으로 간편 주문 접수

  원하는 상품을 선택하고 수량만 입력하면 주문이 즉시 접수되어 불필요한 절차 없이 빠르게 발주할 수 있어요.

• 주문 확정·대기 등 발주 현황을 실시간 조회

  주문 확정, 대기 상태 등의 주문 처리 상태를 실시간으로 확인해 주문 진행 상황을 즉시 파악할 수 있어요.

② 관리자를 위한 주문관리시스템

관리자는 웹 기반의 시스템에서 모든 주문과 재고 현황을 한눈에 파악할 수 있어요. 부서 간 공유가 쉬워지고 출고 지연이나 재고 오류를 미리 방지할 수 있죠.

• 매출 요약 리포트 제공

  기간별·거래처별 매출 현황을 그래프나 표로 제공해 판매 추이를 분석하고 전략 수립에 활용해요.

• 주문·출고·결제 상태 실시간 확인

  거래처별 주문 내역을 확인하고, 출고 준비 여부와 결제 완료 상태를 즉시 파악할 수 있어 신속한 대응이 가능해요.

• 상품 등록·수정·목록 관리

  신규 상품을 등록하거나 기존 상품의 가격·재고·이미지 등 정보를 수정할 수 있으며 전체 상품 목록을 한 화면에서 관리할 수 있어요.

• 고객 문의 대응 기능

  주문, 배송, 제품 관련 문의를 시스템 내에서 접수·확인하고 처리 상태를 관리할 수 있어 고객 만족도를 높일 수 있어요.

주문관리시스템 구축 성공사례 : 오공

오공은 고객마다 다른 주문 접수 방식과 이를 ERP에 다시 입력해야 하는 비효율적인 업무 때문에 주문관리시스템 도입을 결정했어요. 플렉스튜디오로 새롭게 구축한 주문관리시스템은 고객과 내부 사용자가 하나의 화면에서 주문을 입력하고 실시간으로 확인할 수 있는 B2B 전용 주문관리 플랫폼이에요. 주문,재고,출고를 한곳에서 처리할 수 있어 업무 효율이 크게 향상됐죠.

특히 오공은 이미 영림원소프트랩의 ERP를 이미 사용하고 있었기 때문에 기존 시스템과의 데이터 연동이 중요했어요. 그 과정에서 여러 부서가 협의해 실제 업무에 맞춘 기능을 구현할 수 있었어요. 대표적으로 단가 노출 시점 설정, 거래처 원장 조회·출력, 물류 일정에 맞춘 명세서 발행일 지정 등의 기능이죠. 오공의 업무 프로세스에 최적화된 주문관리시스템 덕분에 주문 처리가 이전보다 훨씬 더 빠르고 정확해졌어요.

부서마다 다른 방식부터 반복되는 입력 작업까지 주문관리의 비효율은 생각보다 많은 곳에서 발생해요. 이번 글에서 살펴본 것처럼 주문관리시스템은 기업의 문제를 해결하고 업무 흐름을 훨씬 더 간단하게 만들어 줄 수 있어요.

플렉스튜디오는 각 기업의 프로세스와 환경에 맞춰 유연하게 설계할 수 있는 맞춤형 주문관리시스템을 제공해요. 주문 접수에서 재고 확인, 출고 지시로 이어지는 모든 과정을 한 곳에서 관리하며 더 빠르고 정확한 업무 환경을 만들어 보세요.