엑셀 작업일보, 시스템으로 전환하려면 무엇부터 시작해야 할까요?

한눈에 보는 요약

1. 엑셀 작업일보를 시스템으로 전환하려면 현재 업무 절차부터 확인해야 합니다. 작업일보를 작성하고 취합하는 과정을 살펴보면 반복되는 업무나 시간이 오래 걸리는 부분을 찾을 수 있습니다. 이를 바탕으로 어떤 업무부터 시스템으로 전환할지 결정하고 필요한 기능을 정리합니다.

2. 작업일보를 통해 생산 실적을 정확하게 관리하려면 기록 항목과 집계 기준을 정리해야 합니다. 예를 들어 품목별 생산량과 불량 수량을 어떻게 기록할지 정하고 작업자마다 다른 방식으로 입력하던 정보를 통일하면 생산 실적을 일관되게 집계할 수 있습니다.

3. 작업일보 시스템은 일부 생산라인에서 시험 운영을 거쳐 적용 범위를 확대할 수 있습니다. 실제 업무에서 생산 실적을 입력하고 집계하는 과정을 확인하며 기존 작업일보와 결과를 비교해 문제없이 운영할 수 있는지 점검합니다.

제조 현장의 작업일보, 시스템으로 전환해야 하는 이유

생산일보, 작업일지 등 회사마다 이름은 다르지만, 제조 현장에서 작업일보를 작성하는 목적은 비슷합니다. 하루 동안 진행한 작업과 생산량을 기록하고 전체 생산 실적을 확인하기 위해서입니다. 이렇게 쌓인 기록은 생산 계획 대비 진행 상황을 파악하고 생산 과정에서 발생한 문제를 확인하는 데 활용됩니다.

작업일보를 수기나 엑셀로 관리하는 기업이 많습니다. 하지만 생산라인이 늘어나고 기록해야 할 정보가 많아지면 작업일보를 취합하는 데 시간이 걸립니다. 또한 생산 실적을 확인하기 위해 여러 파일을 열어야 하거나, 엑셀에 기록한 내용을 ERP에 다시 입력하게 됩니다.

문제를 해결하기 위해 엑셀로 관리하던 작업일보를 시스템으로 전환하려면 무엇부터 준비해야 할까요? 이번 블로그에서는 엑셀 작업일보를 시스템으로 전환할 때 필요한 준비 사항을 5단계로 정리했습니다. 각 단계에서 어떤 업무를 점검하고 무엇을 결정해야 하는지 참고해 보세요.

1단계: 작업일보 작성부터 보고까지 업무 절차 분석

먼저 작업일보 시스템을 만들기 전에 현재 사용하는 엑셀 양식과 업무 절차를 확인해야 합니다. 작업일보를 누가 작성하는지 살펴보면 개선할 업무를 찾을 수 있습니다. 예를 들어 현장 작업자가 생산량을 종이에 기록하고 반장이 엑셀로 옮긴 뒤 생산관리 담당자가 여러 파일을 취합해 보고하는 경우가 있습니다. 이때 현장에서 입력한 실적을 관리자가 바로 확인하도록 구성하면 반복 입력과 파일 취합에 드는 시간을 줄일 수 있습니다.

작업일보를 어떤 업무에 주로 활용하는지도 함께 확인해야 합니다. 일일 생산량을 집계하는 기업과 공정별 생산 현황을 확인하는 기업은 시스템에서 관리할 정보가 달라집니다. 또한 작업자의 투입 공수를 관리하려면 작업자별 작업시간도 기록해야 합니다. 예를 들어 작업자 3명이 한 공정에서 각각 2시간씩 작업했다면 총 투입 공수는 6인시(man-hour)입니다. 이처럼 작업자별 작업시간을 기록하면 공정에 투입된 전체 작업시간을 집계할 수 있습니다.

2단계: 생산 실적에 필요한 항목과 집계 기준 설정

엑셀에서는 담당자가 입력된 내용을 확인하고 데이터를 구분하는 경우가 많습니다. 예를 들어 같은 품목을 '제품 A'와 'A-제품'처럼 다르게 기록하거나 내부에서 사용하는 약칭으로 입력하는 경우가 있습니다. 엑셀에서는 담당자가 이러한 차이를 확인하고 같은 품목으로 합산할 수 있습니다. 하지만 시스템에서 생산 실적을 자동으로 집계하려면 품목별 기록 기준을 통일해야 합니다.

생산 실적은 어떤 단위로 기록해야 할까요?

같은 제품을 오전에는 1호기에서, 오후에는 2호기에서 생산했다고 가정해 보겠습니다. 하루 생산량만 기록하면 전체 실적은 확인할 수 있지만, 어느 설비에서 얼마만큼 생산했는지 파악하기 어렵습니다. 설비별 생산 실적이 필요하다면 작업지시와 설비를 구분해 기록해야 합니다. 교대별 실적을 확인해야 하는 현장이라면 교대 정보도 함께 관리할 수 있습니다.

이처럼 같은 생산 실적을 기록하더라도 어떤 정보를 확인하려는지에 따라 필요한 항목이 달라집니다. 따라서 시스템을 도입하기 전에 생산 실적을 어떤 업무에 활용할지 정리하는 과정이 필요합니다. 이미 ERP에서 품목 코드를 관리하고 있다면 해당 정보를 작업일보 시스템에서도 활용할 수 있는지 확인해 보세요.

생산 실적을 기록할 항목과 함께 재작업 등의 세부적인 수량을 집계하는 기준도 정해야 합니다. 예를 들어 제품 100개를 검사했을 때 불량 3개가 발생했고, 해당 제품을 재작업해 모두 양품으로 처리했다면 최종 양품은 100개입니다. 재작업한 3개를 신규 생산량에 더하면 생산량이 103개로 집계될 수 있으므로 최초 생산 기록과 재작업 결과를 연결해 관리해야 합니다.

3단계: 현장 입력 방식과 ERP 연동 범위 검토

생산 실적에 필요한 기준을 정했다면 현장에서 작업일보를 작성하는 방식을 검토할 차례입니다. 작업 종료 후 반장이 PC에서 생산량을 입력하는 현장도 있고 작업자가 공용 태블릿을 사용해 직접 입력하는 현장도 있습니다. 사용하는 기기와 작업 절차에 따라 작업일보 입력 화면도 달라져야 합니다. 따라서 현장 작업자가 어떤 순서로 업무를 처리하고 입력 과정에서 불편을 느끼는 부분은 없는지 함께 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 작업지시를 선택하면 해당 품목과 공정 정보가 자동으로 표시되도록 구성할 수 있습니다. 불량 사유는 자주 사용하는 항목에서 선택하도록 만들면 입력 부담을 줄일 수 있습니다.

플렉스튜디오로 제작된 예시 화면입니다.

작업자가 장갑을 착용한 상태에서 기기를 사용해야 한다면 버튼 크기와 조작 방식도 고려해야 합니다. 미국 국립표준기술연구소(NIST)는 제조업 디지털화 과정에서 현장 직원을 포함한 구성원의 경험을 반영하고 필요한 교육을 진행하는 것이 중요하다고 설명합니다. 실제 사용자의 의견을 반영해야 도입 후에도 시스템을 안정적으로 활용할 수 있기 때문입니다.

이미 ERP를 사용하고 있다면 어떤 시스템이 좋을까요?

이미 ERP를 사용하고 있다면 기존 시스템과 작업일보 시스템의 연동 범위를 결정할 때 국제표준인 ISA-95를 참고할 수 있습니다. 국제자동화협회(ISA)가 개발한 ISA-95는 ERP와 생산 현장의 시스템이 주고받는 정보와 각 시스템의 역할을 정의하는 표준입니다.

작업일보 시스템을 구성할 때도 이를 참고해 어떤 정보를 ERP에서 관리하고, 현장에서 입력한 데이터를 어떻게 전달할지 정리할 수 있습니다. 예를 들어 ERP에 등록된 작업지시와 품목 정보를 현장 작업일보 시스템에서 불러오도록 구성할 수 있습니다. 작업자는 해당 정보를 확인한 뒤 생산 실적을 입력하고 관리자는 확정된 실적을 ERP에 반영하는 방식입니다. 이때 생산 실적을 어느 시점에 확정할지 결정해야 합니다. 이미 ERP에 반영된 실적을 수정하거나 데이터 전송에 실패한 경우에는 어떻게 처리할지도 함께 검토해야 합니다. 실제 연동 방식은 사용 중인 ERP의 기능과 데이터 구조에 따라 달라질 수 있습니다.

플렉스튜디오와 같은 기업용 업무 시스템 개발 플랫폼을 활용하면 기존 ERP를 유지하면서 현장 업무에 맞는 작업일보 시스템을 별도로 구성할 수 있습니다. 기업별 작업 절차에 맞춰 입력 화면과 관리자 확인 기능을 만들고, 기존 ERP와 데이터를 연동해 생산 실적을 관리하는 방식입니다.

작업일보 시스템을 도입하려면 MES가 필요할까요?

MES(Manufacturing Execution System, 제조실행시스템)는 생산 현장의 작업 진행 상황과 생산 실적을 관리하는 시스템입니다. 작업지시를 바탕으로 생산 과정을 관리하고 공정별 작업 결과를 확인하는 데 활용됩니다.

MES는 생산 현장의 여러 업무를 관리할 수 있지만, 도입 범위에 따라 준비해야 할 사항과 구축 기간이 늘어날 수 있습니다. 따라서 현재 필요한 업무부터 시스템으로 전환하고 운영 결과를 확인하면서 관리 범위를 넓히는 방법을 추천합니다. 예를 들어 작업일보에 기록된 생산 실적을 입력하고 일일 집계 결과를 확인하는 것이 목적이라면 해당 기능부터 구성할 수 있습니다. 이후 공정별 진행 상황이나 로트(LOT)별 생산 이력까지 관리해야 한다면 MES 도입을 포함해 시스템 확장 범위를 검토할 수 있습니다.

4단계: 기존 엑셀 데이터의 이관 대상 선정 및 정리

작업일보 시스템을 도입할 때는 기존 엑셀 자료를 어디까지 옮길지도 결정해야 합니다. 오랫동안 쌓인 엑셀 파일은 작성 양식이나 품목명이 달라 데이터를 정리하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.

먼저 과거 작업일보를 새 시스템에서 어떤 목적으로 사용할지 확인해야 합니다. 최근 생산 실적과 비교하거나 특정 제품의 생산 이력을 조회해야 한다면 해당 업무에 필요한 기간과 항목을 정할 수 있습니다. 이관할 자료는 다음과 같이 구분해 볼 수 있습니다.

이관할 자료를 구분했다면 기존 엑셀에 기록된 데이터를 확인해야 합니다. 같은 품목을 서로 다른 이름으로 기록하거나 작성자마다 수량 단위를 다르게 사용했다면 시스템에서 정확하게 집계하기 어렵습니다. 기존 자료에서 확인해야 할 항목과 정리 방법은 다음과 같습니다.

5단계: 일부 생산라인 시험 운영 및 도입 효과 검증

작업일보 시스템을 구축했다면 실제 생산 업무에서 사용할 수 있는지 확인해야 합니다. 대표적인 작업이 이루어지는 생산라인에서 먼저 시험 운영을 진행하면 적용 범위를 넓히기 전에 개선할 사항을 찾을 수 있습니다. 현장 작업자가 생산 실적을 입력하는 과정부터 관리자가 일일 생산 보고서를 작성하는 단계까지 직접 확인합니다. 이때 야간조나 재작업처럼 예외 상황이 발생했을 때도 실적이 올바르게 집계되는지 반드시 점검해야 합니다.

시험 운영에서 확인해야 할 4가지 항목

• 현장 입력: 작업자가 실제 작업 순서에 따라 생산 실적을 입력할 수 있으며 누락되는 기록은 없나요?
• 실적 집계: 기존 작업일보와 동일한 기준으로 생산량과 불량 수량이 집계되나요?
• 검토 및 마감: 관리자가 입력된 실적을 확인하고 수정 이력을 관리하며 마감할 수 있나요?
• ERP 연동: ERP 연동이 필요한 경우 확정된 생산 실적이 정상적으로 반영되나요?

시험 운영에서는 시스템 도입 전후의 업무 변화를 비교해 개선 효과도 확인할 수 있습니다. 작업일보 작성과 집계에 걸리는 시간을 비교하고 생산 실적의 입력 누락이나 수량 불일치가 얼마나 줄었는지 살펴봅니다. 생산량과 계획 대비 실적을 확인하는 데 걸리는 시간도 비교하면 좋습니다. 이러한 결과를 바탕으로 추가 개선이 필요한 기능을 파악하고 다른 생산라인으로 적용 범위를 확대할지 결정할 수 있습니다.

우리 회사 업무에 맞는 작업일보 시스템을 구성하는 법

기업용 업무 시스템 개발 플랫폼 ‘플렉스튜디오’에서는 기업의 생산관리 업무에 맞춰 작업일보 시스템을 개발할 수 있습니다. 우리 회사의 작업일보를 어떤 방식으로 시스템화해야 할지 고민하고 있다면 플렉스튜디오 컨설턴트와 함께 검토해 보세요. 현재 사용 중인 작업일보 양식과 업무 절차를 바탕으로 필요한 기능을 정리하고 기존 ERP와의 연동 가능성 및 도입 범위를 검토할 수 있습니다.

작업일보 시스템 전환 FAQ

기존 엑셀 양식을 그대로 사용할 수 있나요?

기존 엑셀 양식은 시스템에 필요한 입력 항목과 보고 형식을 정리할 때 참고하기 좋은 자료입니다. 다만 하나의 셀이나 비고란에 여러 정보를 함께 기록해 왔다면 검색과 집계가 가능하도록 항목을 구분해야 합니다. 이때 현장 작업자는 필요한 정보를 간편하게 입력하고 관리자는 생산 실적을 확인할 수 있도록 각각의 업무에 맞는 화면을 구성하는 것이 좋습니다.

생산 설비의 데이터를 자동으로 수집해야 하나요?

작업일보 시스템을 도입할 때 설비 데이터를 자동으로 수집해야 하는 것은 아닙니다. 작업자가 직접 입력한 생산 실적을 공유하고 집계하는 방식으로 시작할 수 있습니다. 이후 설비 가동 시간이나 생산량을 자동으로 수집하려면 해당 설비의 데이터 제공 방식과 연동 가능 여부를 확인해야 합니다.

작업일보 시스템 도입 기간과 비용은 어떻게 결정되나요?

시스템을 적용할 생산라인과 사용자 규모에 따라 도입 기간과 비용이 달라집니다. 필요한 기능이나 기존 ERP와의 연동 범위도 고려해야 합니다. 도입 상담 시 현재 사용 중인 작업일보 양식과 업무 절차를 준비하면 필요한 기능을 구체적으로 논의할 수 있습니다. 운영 중 기능을 변경하거나 추가할 수 있는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

참고 자료