제조 현장의 재고 불일치, 실사 수량과 장부 수량이 다른 이유와 해결 방법

한눈에 보는 요약

1. 재고 실사 때마다 같은 품목에서 수량 차이가 난다면, 실물 재고와 전산 재고를 같은 시점에 비교했는지 먼저 확인해 보세요. 해당 품목이 입고된 뒤 생산에 투입되기까지 작성된 기록을 확인하면 어느 단계에서 차이가 생겼는지 파악할 수 있습니다.

2. 재고 차이는 현장 작업이 전산에 반영되는 과정에서 생길 수 있습니다. 자재를 사용하거나 이동한 뒤에도 기록이 늦게 전달되거나 누락되면 전산에는 이전 수량이 남습니다. 이때 전산 수량만 보고 판단하면 생산이나 출고에 필요한 물량을 잘못 파악할 수 있습니다.

3. 원인을 확인했다면 현장 작업이 전산에 제때 반영되도록 입력 절차와 시스템 연동 방식을 개선합니다. 확인이 필요한 작업은 담당자에게 자동으로 알려주도록 구성할 수 있습니다. 이를 통해 같은 문제가 반복되는 것을 줄이고 담당자가 기록을 일일이 대조하는 부담도 덜 수 있습니다.

제조 현장의 재고 실사, 수량 차이가 반복되는 이유

제조 현장의 재고는 창고와 생산 라인 사이에서 계속 이동합니다. 입고된 자재를 생산 라인으로 옮겨 사용하고 남은 자재는 다시 창고로 반납합니다. 이 과정에서 이동이나 사용 내역이 빠지거나 늦게 기록되면 실물 수량과 장부 수량이 달라집니다. 수량 차이가 생긴 원인을 해결하지 않으면 실사 때 수량을 조정해도 다음 실사에서 같은 문제가 반복될 수 있습니다.

또한 부서마다 사용하는 시스템이 다르면 수량 차이가 생길 수 있습니다. ERP(전사적 자원관리 시스템)에서 구매와 생산, 재고 정보를 함께 관리하면서 창고 작업은 별도로 WMS(창고관리시스템)에, 생산 실적은 생산관리시스템(MES) 등에 따로 기록하는 곳도 있습니다. 회사에 따라 별도의 재고 관리 프로그램이나 엑셀, 수기 장부를 함께 사용하기도 합니다. 각 시스템에 나뉘어 기록된 작업 내역이 제대로 연결되지 않으면 현장 작업이 마무리된 후에도 전산에는 이전 수량이 표시될 수 있습니다.

재고 차이의 원인을 확인하는 방법

재고 차이의 원인을 찾으려면 수량 차이가 크거나 문제가 반복되는 품목부터 확인하는 것이 좋습니다. 해당 품목의 실사 수량과 장부 수량을 동일한 기준으로 비교한 뒤, ‘입고 → 이동 → 생산 투입 → 반납’ 과정의 실제 작업과 전산 기록을 대조합니다. 이렇게 자재의 흐름을 따라가면 어느 단계에서 차이가 생겼는지 파악할 수 있습니다. 2017년에 발표된 자동차 부품 제조 현장의 재공품 재고 연구에서도 재고 차이가 크게 나타난 품목을 중심으로 실제 자재 흐름과 ERP 처리 기록을 비교한 사례가 있습니다.

재고 차이의 원인을 찾기 위해 점검할 내용

다만 자재 이동이 전산에 기록되지 않았거나, 실사 수량을 잘못 집계한 경우에는 기록 비교만으로 원인을 파악하기 어렵습니다. 이런 경우에는 현장의 수량을 다시 확인하고 담당자에게 실제 작업 내역을 확인해 전산 기록과 대조해야 합니다. 이어서 재고 차이가 발생한 구간을 찾았다면 원인에 맞는 개선 방법을 검토해야 합니다. 이제 생산 자재의 사용, 완제품의 출고, 창고 간 자재 이동을 가정한 세 가지 사례를 통해 수량 차이가 생기는 과정과 개선 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

Case 1. 이미 사용한 자재가 ERP에는 재고로 남아 있는 경우

문제

자재를 사용한 뒤 전산에서 차감하기까지 시간이 걸리면 현장에서 사용할 수 있는 수량과 ERP에 표시되는 수량이 달라집니다. 예시로 볼트 100개를 보유한 공장에서 오전 10시에 40개를 제품 조립에 사용했다고 가정해 보겠습니다. 이 공장은 오후 5시에 생산 실적을 등록할 때 사용한 볼트를 ERP에서 차감합니다. 그사이 다른 입출고가 없다면 오후 1시에 사용할 수 있는 볼트는 60개지만, ERP의 자재 재고에는 여전히 100개가 표시됩니다.

구매 담당자가 ERP 수량만 보고 자재가 충분하다고 판단하면 다음 생산에 필요한 물량을 제때 확보하지 못할 수 있습니다. 이 사례에서는 오전의 자재 사용 내역과 오후의 생산 실적 등록 내역을 대조하면 40개의 차이가 발생한 이유를 확인할 수 있습니다.

개선 방법

자재를 사용하는 시점에 품목과 사용량을 기록하고 재고를 조회할 때 이 정보도 함께 확인할 수 있도록 합니다. 위 사례라면 오전 10시에 볼트 40개를 사용했다는 기록을 남기는 것입니다. 바코드로 품목을 확인한 뒤 실제 사용 수량을 입력하거나 모바일 앱으로 등록하도록 구성할 수 있습니다. 구체적인 현장 입력과 ERP 연동 방식은 플렉스튜디오의 이전 블로그 글 ‘PDA 앱 도입 전 확인해야 할 6가지 질문’에서 확인할 수 있습니다.

ERP에서 자재를 차감하는 시점도 함께 정해야 합니다. 사용 즉시 ERP 재고를 차감하도록 바꾸면 재고 조회 화면에도 60개가 표시됩니다. 이때는 생산 완료 시 같은 수량이 다시 차감되지 않도록 처리 기준을 맞춰야 합니다. 생산 완료 후 일괄 차감하는 방식을 유지한다면 아직 차감되지 않은 사용량을 별도로 표시해 담당자가 전산 수량과 실제 사용 가능한 수량을 구분하도록 해야 합니다.

생산 완료 후에도 차이가 남는다면 실제 사용한 품목과 수량이 ERP의 자재 명세서(BOM)와 일치하는지 확인합니다. 추가로 투입하거나 불량으로 처리한 수량, 사용하지 않고 반납한 수량도 기록에 반영해야 합니다. 현장 입력을 자동화하더라도 ERP에서 차감한 품목과 수량이 실제 사용 내역과 다르면 재고 차이는 계속 발생할 수 있습니다.

Case 2. WMS의 입출고 내역이 ERP에 늦게 반영되는 경우

문제

창고에서 입출고 처리를 마쳤어도 그 내역이 ERP에 늦게 전달되면 WMS와 ERP에 서로 다른 재고 수량이 표시됩니다. 이번에는 완제품 200개를 보관한 창고에서 오전 10시에 80개를 출고했다고 가정해 보겠습니다. WMS에는 출고 결과가 바로 반영돼 재고가 120개로 줄었지만, ERP에는 하루 동안의 출고 내역을 오후 6시에 모아서 전달합니다. 그사이 다른 입출고가 없다면 오후 1시에 같은 창고의 재고를 조회해도 WMS에는 120개, ERP에는 200개가 표시됩니다.

영업 담당자가 ERP 수량만 보고 추가 주문을 받으면 약속한 납기에 필요한 물량을 확보하지 못할 수 있습니다. 이때는 같은 출고 건의 WMS 처리 내역과 ERP 전송 및 반영 기록을 대조합니다. 아직 전송 시간이 되지 않아 대기 중인지, 전송을 시도했지만 오류로 반영되지 않았는지에 따라 조치가 달라집니다.

개선 방법

먼저 입출고를 확정한 뒤 ERP에 반영되기까지 걸리는 시간을 줄이도록 연동 방식을 조정합니다. 두 시스템이 지원한다면 WMS에서 출고를 확정할 때 같은 내역을 ERP에 자동으로 전달하도록 구성할 수 있습니다. 위 사례에서는 80개의 출고 내역이 ERP에도 반영되면 두 시스템에서 모두 120개를 조회하게 됩니다. 이때 같은 품목과 창고의 수량을 주고받도록 연결하고 박스와 낱개 등 수량 단위도 맞춰야 합니다.

정해진 시간에 데이터를 모아서 전달하는 방식을 유지한다면 ERP 조회 화면에 마지막 반영 시각과 아직 반영되지 않은 출고 내역을 함께 표시할 수 있습니다. 담당자가 조회 수량만 보고 판단하지 않도록 해당 수량에 어떤 작업까지 반영됐는지 알려주는 것입니다.

전송한 데이터가 ERP에 정상적으로 반영됐는지도 확인해야 합니다. 실패한 건은 담당자에게 알려 원인을 확인한 뒤 다시 처리하고 같은 출고 건을 재전송하더라도 재고가 두 번 차감되지 않도록 해야 합니다. 출고 내역을 보내는 기능과 반영 결과를 확인하는 기능을 함께 구성해야 오류로 인한 재고 차이를 빨리 발견할 수 있습니다.

Case 3. 자재 이동 후 입고 기록이 누락되는 경우

문제

창고나 공장 사이에서 자재를 이동한 뒤 도착지의 입고 내역이 기록되지 않으면 실물 재고와 전산 재고가 달라집니다. 자재 창고 A에서 생산 공장 B로 베어링 50개를 보내는 상황을 가정해 보겠습니다. 두 장소의 재고는 같은 ERP로 관리하며 출발지 출고와 도착지 입고를 각각 등록합니다. A창고는 50개의 출고를 등록했고 B공장도 자재를 받았지만, 입고 내역은 ERP에 등록되지 않았습니다. B공장에 기존 베어링 재고가 없었다면 현장에는 50개가 있어도 ERP에는 0개로 표시됩니다.

B공장 담당자가 ERP 수량만 확인하면 자재가 부족하다고 판단해 추가 이동이나 구매를 요청할 수 있습니다. 이때 A창고의 출고 기록과 B공장의 수령 여부를 함께 확인하면 자재가 아직 이동 중인지, 도착한 뒤 입고 등록이 누락된 것인지 구분할 수 있습니다.

개선 방법

출발지의 출고와 도착지의 입고를 하나의 이동 건으로 연결해 관리합니다. 위 사례라면 A창고에서 50개의 출고를 확정할 때 B공장에 같은 품목과 수량의 입고 대기 건이 생성되도록 구성하는 것입니다. B공장 담당자는 해당 건을 열어 실제로 받은 품목과 수량을 확인한 뒤 입고를 확정합니다.

이동 중인 자재는 도착지에서 바로 사용할 수 있는 재고와 구분해 표시해야 합니다. 도착 예정 시간이 지나도 입고가 확정되지 않은 건은 담당자에게 알리도록 구성할 수 있습니다. 담당자는 배송이 늦어진 것인지, 자재를 받고도 등록하지 않은 것인지 확인해 처리합니다.

보낸 수량과 도착한 수량이 다를 때도 실제 수령한 만큼 기록해야 합니다. 50개 중 45개만 도착했다면 45개를 입고 처리하고 나머지 5개는 확인이 필요한 수량으로 남깁니다. 이후 추가로 도착했는지, 출발지로 반송됐는지 확인해 같은 이동 건에 기록하면 출고와 입고 사이의 수량 차이를 추적할 수 있습니다.

우리 회사에 필요한 개선 범위부터 정해 보세요

이번 글의 사례를 바탕으로 우리 현장에서는 어떤 작업에서 기록이 누락되거나 전산 반영이 늦어지는지 확인해 보세요. 현재 사용하는 시스템의 기능과 입력 절차를 확인하면 개선이 필요한 부분을 구체화할 수 있습니다. 현장에서 자재 사용이나 이동 내역을 바로 기록하고 ERP에 제때 반영할 수 있도록 업무 절차와 시스템 연동 방식을 함께 검토해 보세요.

플렉스튜디오는 기업의 업무에 맞는 시스템을 개발하는 플랫폼입니다. 플렉스튜디오를 통해 현장 작업자가 자재 사용이나 이동 내역을 바로 기록하고 해당 내역이 기존 ERP의 재고 수량에 반영되도록 업무 시스템을 구성할 수 있습니다.

재고 불일치를 어떻게 줄일지 고민이라면 현재 재고 관리 방식과 수량 차이가 자주 발생하는 업무를 알려주세요.
전문 컨설턴트가 현장의 업무 흐름을 바탕으로 필요한 기능과 ERP 연동 가능 범위를 함께 검토해 드립니다.

자주 묻는 질문

재고 실사를 더 자주 하면 재고 불일치를 해결할 수 있나요?

실사 횟수를 늘리면 수량 차이를 빨리 발견하는 데 도움이 됩니다. 다만 같은 기록 오류가 반복되면 다음 실사에서도 차이가 발생합니다. 실사에서 확인한 원인을 바탕으로 입력이나 연동 절차를 개선하는 것이 좋습니다.

장부 재고와 실물 재고가 다르면 ERP를 교체해야 하나요?

먼저 현재 재고 관리 방식과 처리 기록을 확인해 보세요. 현장 입력이 늦거나 시스템 간 연동에 문제가 있다면 기존 시스템을 유지하면서 개선하는 방안을 검토할 수 있습니다. 수량을 계산하는 기준이나 재고 관리 범위가 실제 업무와 맞지 않는 경우에는 운영 기준도 함께 점검해야 합니다.

참고 자료