업무 효율 40% 향상으로 성장 속도를 뒷받침한 청춘엔지니어링

청춘엔지니어링은 전국 단위로 운영되는 프랜차이즈와 대형 유통사를 중심으로 현장 유지보수 업무를 수행하는 기업입니다. 건축, 설비, 배관 등 매장 운영에 직접적인 영향을 미치는 이슈를 신속하게 해결해야 하는 만큼, 빠른 현장 대응과 표준화된 작업 프로세스를 강점으로 삼고 있어요. 본부와 지사, 현장이 유기적으로 움직이는 운영 구조 기반으로 사업 영역을 확장하며 빠르게 성장하고 있습니다.

하지만 업무 규모가 커질수록 전화, 카카오톡, 문자, 엑셀로 나뉜 기존 관리 방식에는 분명한 한계가 있었습니다. 전달 과정에서 정보가 누락되거나, 담당자가 바뀔 때마다 진행 상황을 다시 확인해야 했습니다. 중복 출동이나 불필요한 확인 전화도 반복됐죠. 청춘엔지니어링은 이런 문제를 해결하기 위해 플렉스튜디오로 업무관리시스템을 구축했습니다. 오더 접수부터 배정, 진행, 완료까지 모든 과정을 한 번에 관리하며 성장 속도를 안정적으로 뒷받침하는 시스템을 마련했어요. 그 결과 현장 대응 속도는 훨씬 빨라졌고 체감 업무 효율은 30~40% 이상 개선됐다고 말합니다.

이번 인터뷰에서는 청춘엔지니어링의 업무 프로세스 개선을 담당하는 이석표 파트장님의 이야기를 담았습니다. 시스템 도입 배경부터 변화된 업무 흐름, 그리고 빠르게 성장하는 조직을 어떻게 뒷받침하고 있는지 함께 살펴볼게요.

Q. 안녕하세요. 이석표 파트장님! 자기소개 부탁드립니다.

안녕하세요. 저는 청춘엔지니어링에서 현재 운영 시스템 기획과 업무 프로세스 개선을 담당하고 있는 이석표라고 합니다. 저는 회사 내에서 현장 업무 흐름을 정리하고 시스템으로 관리 체계를 만드는 역할을 하고 있습니다. 본부와 지사 그리고 현장이 같은 기준으로 움직일 수 있도록 구조를 설계하는 게 주된 업무입니다.

Q. 청춘엔지니어링은 어떤 회사인가요?

청춘엔지니어링은 프랜차이즈 매장과 대형 유통사를 중심으로 현장 유지보수 업무를 수행하는 회사입니다. 예를 들어 편의점, 패션 매장, 화장품 매장처럼 전국 단위로 매장을 운영하는 거래처를 대상으로 건축, 설비, 배관, 통수, 누수탐지 등 현장에서 즉각적인 대응이 필요한 업무를 주로 진행하고 있습니다. 특히 매장 운영에 지장이 생기지 않도록 빠른 현장 대응과 표준화된 작업 프로세스를 강점으로 삼고 있고 본부와 현장이 유기적으로 움직이는 구조를 갖추고 있습니다.

최근에는 이런 현장 운영 경험을 바탕으로 기업 대상 B2B 서비스를 넘어서 일반 고객들을 대상으로 하는 B2C 유지보수 서비스까지 점진적으로 확장하고 있습니다. 단순 시공이 아니라 지속적으로 관리하고 신뢰를 쌓는 현장 파트너가 되는 것을 목표로 하고 있습니다.

Q. 플렉스튜디오를 활용한 업무관리시스템에 대해 설명해 주세요.

플렉스튜디오를 활용한 업무관리시스템은 오더 접수부터 배정, 진행, 완료까지 전 과정을 한 번에 관리하는 시스템입니다. 누가 어떤 일을 맡고 지금 어디까지 진행되었는지 한눈에 확인할 수 있도록 구성되어 있습니다. 매장에서 문제가 하나 발생하면 해당 내용을 시스템에 등록하고 어느 본부에서 누가 처리할지 정한 뒤 진행상황과 완료 여부까지 한 번에 확인할 수 있습니다.

청춘엔지니어링 업무관리시스템 '오더현황' 화면 *가상의 테스트를 진행한 모습이며 실제 데이터와 다를 수 있습니다.

Q. 플렉스튜디오 도입 전 어떻게 업무를 관리하셨나요?

플렉스튜디오 프로그램을 도입하기 전에는 전화, 카카오톡, 문자, 엑셀을 섞어서 업무를 관리를 했습니다. 그러다 보니 업무가 한 번에 정리되지 않고 여러 채널에 흩어지는 경우가 많았습니다. 예를 들어 전화로 받은 내용을 다시 메신저로 전달하는 과정에서 세부 내용이 빠지거나 다르게 전달되는 경우가 있었고 담당자가 바뀌면 이전 진행상황을 다시 처음부터 확인해야 되는 상황도 자주 발생했습니다.

또 현장에서는 이미 처리된 일인지, 아직 진행 중인 일인지 명확하지 않아서 중복 출동이나 불필요한 확인 전화가 생기기도 했습니다. 업무가 많아질수록 ‘이건 누구한테 업무가 갔지?’, ‘이건 처리가 된 건가?’를 사람이 기억해서 관리했어야 했고 그 과정에서 작은 실수들이 반복적으로 쌓이는 구조였습니다. 가장 힘들었던 건 업무 누락이나 전달 오류였습니다. 사람이 기억해서 관리하는 방식에는 한계가 있다고 느껴서 시스템 도입을 결정하게 됐습니다.

Q. 시스템을 도입했을 때 예상되는 기대효과가 있었나요?

업무가 정리되고 현장 상황을 실시간으로 파악할 수 있기를 기대했습니다. 무엇보다 회사가 커져도 흔들리지 않는 운영 구조를 만드는 게 목표였습니다.

Q. 여러 개발 방법 중 플렉스튜디오를 선택한 이유는 무엇인가요?

플렉스튜디오는 우리 회사 업무 방식에 맞게 유연하게 설계할 수 있다는 점이 가장 좋았습니다. 정해진 틀에 맞추는 게 아니라 함께 만들어 나간다는 느낌이 강해서 스타트업인 저희 업체와 잘 맞는다고 생각을 했습니다.

Q. 업무관리시스템 개발을 위해 어떤 방식으로 협업하셨나요?

기획 단계에서부터 본부 담당자분들과 현장 관리자분들 그리고 실제 현장에 투입되는 기사분들 의견을 계속 반영을 했습니다.
직접 쓰는 사람들이 불편하지 않도록 하는 데 가장 노력을 기울인 것 같습니다.

Q. 업무관리시스템 도입 후 업무에 어떤 변화가 있었나요?

일단 도입 후에는 이제 업무 흐름이 눈에 보이기 시작했고 현장 대응 속도도 확실히 빨라졌습니다. 체감상 업무 효율은 30%~40% 이상 개선됐다고 생각합니다.

Q. 업무관리시스템에서 만족하는 기능이 있나요?

제가 가장 만족하는 기능은 업무 진행 단계와 이력 관리 기능이 있고요. 그리고 정산 관리 항목도 있습니다. 업무 진행 단계와 이력 관리 기능에서는 굳이 전화나 메시지로 현재 진행사항을 파악할 수 있는 불필요한 소통 단계를 줄였다고 생각하고요. 정산 관리 단계에서는 아무래도 정산해야 하는 양이 방대해지다 보니 정산 추적 관리가 가능하다는 점이 가장 컸습니다.

청춘엔지니어링 업무관리시스템 '오더 처리정보 ' 화면 *가상의 테스트를 진행한 모습이며 실제 데이터와 다를 수 있습니다.

청춘엔지니어링 업무관리시스템 '정산현황' 화면 *가상의 테스트를 진행한 모습이며 실제 데이터와 다를 수 있습니다.

Q. 업무관리시스템 도입 후 반응은 어땠나요?

내부 직원들은 업무가 훨씬 명확해졌다고 이야기를 하고 있고 당일날 본인이 맡고 있는 업무가 어떤 업무가 있는지 한눈에 파악하기 쉬워졌다는 의견이 많았습니다.
그리고 외부 고객사에서도 저희 현장 대응이 빨라졌다는 평가를 받고 있습니다.

Q. 앞으로 플렉스튜디오를 다른 업무에 활용할 계획이 있나요?

앞으로는 정산 종합 관리나 협력업체관리 같은 영역으로도 확장해서 활용할 계획입니다. 회사 운영의 중심 시스템으로 가져가려고 하고 있습니다.

Q. 플렉스튜디오 선택을 고민하는 분들께 추천의 한마디 부탁드려요.

업무가 늘어나고 사람이 버티는 방식에서 벗어나고 싶다면 플렉스튜디오는 충분히 좋은 선택이라고 생각합니다. 특히 현장 업무가 많은 회사라면 더 잘 맞는 솔루션이라고 말씀드릴 수 있습니다. 저희처럼 스타트업 회사들 같은 경우에는 내부적인 시스템을 아직 구축하기에 어려움이 있다고 생각합니다. 그런 부분을 플렉스튜디오와 함께 한다면 더 수월하게 구축할 수 있지 않을까 생각합니다.

비효율을 줄이는 업무관리 시스템, 플렉스튜디오로 더 빠르게 개발하세요.