영업관리시스템 도입 가이드 ① : 영업관리 시스템, 정말 필요한가요?

한눈에 보는 요약

일반적인 영업 관리 방식으로는 영업 과정 전체를 관리하기 어려운 경우가 많습니다. 고객 정보와 영업 활동 이력은 개인 파일, 메신저, 이메일, 메모에 흩어지고 ERP에는 수주와 매출 같은 결과 데이터만 남기 때문입니다.

플렉스튜디오의 ‘영업관리 시스템 도입 가이드’ 시리즈에서는 도입 시 참고할 수 있는 정보를 단계별로 살펴봅니다. 첫 번째 글에서는 기존 영업관리 방식의 문제점과 도입 시 반드시 확인해야 할 기준을 설명합니다.

영업관리 시스템 도입할 때 흔히 나오는 질문들

엑셀로 관리하고 있는데 꼭 시스템이 필요한가요?

ERP에 수주 데이터가 있는데 별도 영업관리 시스템을 봐야 하나요?

영업사원에게 입력 업무만 늘어나는 거 아닌가요?

이 질문들은 모두 타당합니다. 그래서 먼저 현재의 영업관리 방식이 실제 업무 흐름을 충분히 담고 있는지 살펴봐야 합니다. 많은 기업의 영업 정보는 여러 곳에 나뉘어 있습니다. 고객 목록은 엑셀로 관리하고 미팅 내용은 담당자의 메모장에 기록되며 고객과 나눈 대화는 카카오톡이나 이메일에 남습니다. 물론 수주 결과는 ERP에 입력되지만, 결과가 나오기 전까지 어떤 활동이 있었는지는 체계적으로 연결되지 않는 경우가 많습니다.

데이터가 여러 형태로 분산된 구조에서는 영업 현황을 파악할 때마다 별도 취합이 필요합니다. 팀원은 각자 관리하던 파일을 정리하고 팀장은 다시 하나의 자료로 합칩니다. 경영진 보고를 위해 별도 요약 자료를 만드는 일도 반복됩니다. 제안부터 견적, 계약 검토까지 여러 단계를 거치는 B2B 영업에서는 단순히 정보를 남기는 것으로 충분하지 않습니다. 이러한 구조가 실제 업무에서 어떤 문제로 이어지는지 세 가지 관점에서 살펴보겠습니다.

기존 방식의 문제점 ① : 행정 업무로 고객을 만날 시간이 부족합니다.

Forrester Research의 Sales Activity Study 소개 자료에 따르면 일반적인 영업사원은 주 51시간 중 약 14시간을 행정 업무에 사용합니다. 일주일에 거의 이틀을 영업 기회 발굴보다 문서 업무에 쓰고 있다는 뜻입니다. McKinsey도 영업 생산성의 핵심 과제로 영업 외 활동(비영업활동)을 줄여야 한다고 제안합니다. McKinsey의 분석에 따르면 일반적인 영업팀에서 영업 외 활동은 전체 시간의 약 3분의 2를 차지합니다. 또한 고성과 영업사원은 낮은 성과를 내는 영업사원보다 고객과 보내는 시간이 평균 20~25% 많다고 분석했습니다.

연구 데이터가 보여주는 방향은 명확합니다. 영업 방식 변화의 핵심은 반복적인 행정 업무에 쓰이는 시간을 줄이고 고객 접점과 제안 활동에 더 많은 시간을 사용할 수 있는 구조를 만드는 데 있습니다. 따라서 영업관리 시스템 도입을 검토하고 있다면 먼저 영업사원이 고객 활동 외 업무에 얼마나 많은 시간을 쓰고 있는지 확인해야 합니다.

기존 방식의 문제점 ② : 영업 데이터가 쌓이지 않으면 매출 예측도 불가능합니다.

Harvard Business Review에 따르면 영업 프로세스를 명확히 정의하고 파이프라인을 체계적으로 관리하는 기업은 그렇지 않은 기업보다 약 28% 높은 매출 성장률을 보인 것으로 나타났습니다. 또 다른 자료에서는 영업관리자에게 파이프라인 관리 교육을 제공한 기업이 그렇지 않은 기업보다 9% 더 빠른 매출 성장을 보였다고 설명합니다.

따라서 영업관리 시스템을 도입할 때는 파이프라인 단계, 활동 기록, 예상 금액, 예상 종료일, 실패 사유 같은 데이터를 어떤 기준으로 남길지 먼저 정리해야 합니다. 단계별 전환율, 평균 수주 기간, 실패 사유 패턴은 최소 수개월의 데이터가 쌓여야 의미 있는 분석이 가능합니다. 도입을 미루는 만큼 데이터가 비어 있는 기간이 길어지고, 데이터 기반으로 의사결정할 수 있는 시점도 그만큼 늦어집니다.

기존 방식의 문제점 ③ : ERP에서는 영업 과정을 확인하기 어렵습니다.

ERP는 기업 운영의 핵심 시스템입니다. 수주와 매출 등 결과 데이터는 ERP에 남고 기업 운영과 재무 관리를 위한 중요한 자산이 됩니다. 하지만 ERP에는 수주 이전의 영업 과정이 충분히 남지 않는 경우가 많습니다. 수주 결과만으로는 다음 분기 매출을 예측하기 어렵습니다. 현재 진행 중인 거래와 단계별 진행 상황, 수주 가능성이 높은 거래를 함께 볼 수 있어야 매출 전망의 근거가 생깁니다. 영업관리 시스템은 ERP에 남는 수주·매출 데이터와 수주 이전의 영업 활동을 연결해 이 흐름을 확인할 수 있도록 돕습니다.

ERP에서 확인하기 어려운 영업 정보

• 현재 진행 중인 거래는 몇 건인가
• 각 거래는 어느 단계에 있는가
• 제안 이후 오래 멈춰 있는 거래는 무엇인가
• 마지막 고객 접촉은 언제였는가
• 담당자별 활동은 어떻게 진행되고 있는가
• 실패한 거래에는 어떤 공통 원인이 있는가
• 이번 달 수주 가능성이 높은 거래는 무엇인가

따라서 ERP를 사용하는 기업이라면 영업관리 시스템을 검토할 때 ERP와의 연결성을 중요하게 봐야 합니다. 거래처, 수주, 매출 데이터가 이미 ERP에 있다면 영업 과정 데이터도 같은 흐름 안에서 이어져야 합니다. 두 시스템이 연결되지 않으면 기존 방식처럼 거래처 정보를 두 시스템에 각각 입력해야 하고 수주 원인을 분석할 때 다시 엑셀로 데이터를 취합해야 할 수 있습니다. ERP와 영업관리 시스템이 연결되어야 데이터 이중 입력을 줄이고 수주 전 활동부터 수주 이후 결과까지 하나의 맥락으로 볼 수 있습니다.

영업관리 시스템 도입 전후, 무엇이 달라질까요?

세 가지 문제점을 정리하면 영업관리 시스템은 흩어진 영업 데이터를 조직의 자산으로 만들기 위한 기반이라는 점을 알 수 있습니다.
실제로 시스템을 도입하면 구체적으로 어떤 변화가 생기는지 업무에 따라 정리했습니다.

영업관리 시스템 도입을 위한 3가지 체크리스트

도입을 결정하고 어떤 영업관리 시스템을 선택할지 고민하고 있다면 실제 영업 흐름과 잘 맞는지 살펴봐야 합니다. 영업관리 시스템은 흔히 CRM(Customer Relationship Management)이라고도 부릅니다. CRM은 고객 정보, 상담 이력, 영업 기회, 계약 진행 상황처럼 고객 중심 데이터를 관리하는 시스템을 의미합니다. 하지만 영업 현장에서는 CRM을 더 넓은 범위로 활용하기도 합니다. 잠재 고객 발굴, 미팅 기록, 견적, 수주 가능성, 매출 파이프라인처럼 실제 영업이 진행되는 과정을 체계적으로 관리해 영업 성과를 높이는 데 도움을 줍니다.

아래 세 가지 항목은 CRM 또는 영업관리 시스템을 도입하기 전에 반드시 확인해야 할 기준입니다.

1) 영업 단계별 현황을 볼 수 있나요?

영업은 여러 단계를 거쳐 진행됩니다. 리드, 유효 리드, 제안, 계약 검토, 주문, 실패 같은 단계가 명확해야 현재 거래가 어디에 있는지 알 수 있습니다. 파이프라인 관리는 진행 중인 거래 수 확인으로 끝나지 않습니다. 거래가 어느 단계에서 멈춰 있는지, 어떤 단계에서 이탈이 많은지 확인하고 다음 조치를 정하는 과정입니다. 따라서 영업관리 시스템은 단계별 거래 현황을 한눈에 볼 수 있어야 합니다.

2) 고객과 관련된 정보를 통합해서 관리할 수 있나요?

미팅, 전화, 이메일, 메모 같은 영업 활동 이력은 거래별로 남아야 합니다. 동시에 거래처 단위에서도 확인할 수 있어야 합니다. 하나의 거래처에서 여러 거래가 진행될 수 있고 과거 수주 경험이 다음 제안의 중요한 참고 자료가 될 수 있기 때문입니다. 활동 기록이 자연스럽게 쌓이면 별도의 주간 보고 파일을 만들지 않아도 됩니다. 시스템에 남은 이력을 기준으로 고객 접점, 진행 상황, 담당자별 활동을 확인할 수 있습니다. 담당자가 바뀌더라도 고객과 거래의 맥락을 이어가기 쉬워집니다.

3) 어떤 지표를 확인해야 하나요?

영업 대시보드가 매출 금액만 보여준다면 활용 범위가 제한적입니다. 영업 흐름을 제대로 이해하려면 결과 지표와 과정 지표를 함께 봐야 합니다. 예를 들어 실패 사유를 기록하면 거래가 수주로 이어지지 못한 원인을 확인할 수 있습니다. 고객사의 예산 부족으로 실패하는 상황이 반복된다면 초기 상담에서 예산 확인 기준을 강화할 수 있고 경쟁사가 선택되는 경우가 많다면 제안서와 차별화 메시지를 보완할 수 있습니다. 이렇게 실패 사유를 쌓아두면 다음 영업 전략을 조정하는 근거로 활용할 수 있습니다.

영업 대시보드에서 확인하면 좋은 지표

• 총 거래액
• 퍼널 단계별 거래 건수
• 활동 유형별 건수
• 진행 거래 건수
• 미결 건수
• 신규 거래 생성 건수
• 수주율과 실패율
• 실패 사유

예시: 플렉스튜디오 영업관리 애플리케이션

체크리스트의 내용을 예시로 자세히 소개하겠습니다. 플렉스튜디오에서 새롭게 출시한 영업관리 시스템은 영림원소프트랩의 K-system ERP 데이터와 연동 가능한 영업관리 애플리케이션입니다. ERP에 쌓이는 수주·매출 데이터와 영업 과정에서 발생하는 활동 데이터를 연결해 수주 전후의 흐름을 함께 관리할 수 있도록 구성되어 있습니다.

대시보드

총 거래액, 진행 거래 건수, 미결 건수, 신규 거래 생성, 수주율과 실패율, 퍼널 단계별 건수, 활동 유형, 실패 사유를 확인할 수 있습니다.
성과 지표와 과정 지표를 함께 보며 영업 흐름을 점검할 수 있습니다.

이해를 돕기 위한 예시 화면입니다.

거래 관리

리드, 유효 리드, 제안, 계약 검토, 주문, 실패 단계의 파이프라인을 확인할 수 있습니다.
칸반 보드로 단계별 흐름을 보고, 리스트 화면에서 거래명, 고객사, 예상 종료일, 담당자, 금액 기준으로 거래를 찾을 수 있습니다.

이해를 돕기 위한 예시 화면입니다.

거래 상세

거래 금액, 예상 종료일, 정체일수, 현재 단계, 담당자, 거래처, 연락처, 첨부파일, 활동 이력 등 거래와 관련된 모든 내용을 하나의 화면에서 확인할 수 있습니다.

이해를 돕기 위한 예시 화면입니다.

거래처 관리

거래처별 수주 총액, 평균 활동 횟수, 평균 수주 금액, 장기간 활동이 없는 거래처, 평균 수주 기간을 확인할 수 있습니다.
개별 거래와 거래처 단위의 관계를 함께 살펴볼 수 있습니다.

이해를 돕기 위한 예시 화면입니다.

시스템 도입이 고민된다면 3가지만 질문해 보세요

지금 방식이 불편하다는 건 알지만, 새 시스템 도입이 부담스럽게 느껴지시나요?
시스템 검토를 시작할 때 먼저 세 가지를 정리해 보세요.

1. 현재 영업 정보는 어디에 저장되고 있나요?
2. 실시간으로 확인하기 어려운 정보는 무엇인가요?
3. ERP에 남지 않는 영업 활동 데이터는 무엇인가요?

이 질문에 답하다 보면 영업관리 시스템이 필요한 이유와 도입 시 확인해야 할 기준이 명확해집니다.

현재 업무 상황을 더 객관적으로 점검하고 싶다면 플렉스튜디오 전문가와 함께 검토해 보세요.
ERP 데이터 연동 방식부터 대시보드 지표 설정까지, 우리 회사에 맞는 영업관리 방향을 함께 살펴볼 수 있습니다.

자주 묻는 질문 : FAQ

Q1. 영업관리 시스템 도입 필요성을 내부에 설명할 때 어떤 근거를 제시할 수 있나요?

영업관리 시스템 도입 필요성은 ‘관리하기 불편하다’라는 의견만으로 설명하기 어렵습니다. 내부 설득을 위해서는 영업사원의 시간 사용, 보고 취합에 드는 업무량, 수주 이전 데이터의 공백을 함께 정리하는 것이 좋습니다. Forrester는 평균 영업사원이 주 51시간 중 약 14시간을 행정 업무에 사용한다고 설명합니다. McKinsey도 평균적인 영업팀에서 영업 외활동이 전체 시간의 약 3분의 2를 차지한다고 분석했습니다. 이런 자료는 반복적인 취합 업무와 내부 문서 정리를 줄이고, 고객 접점과 제안 활동에 더 많은 시간을 쓰는 구조가 필요하다는 근거로 활용할 수 있습니다.

Q2. ERP를 이미 사용하고 있는데도 영업관리 시스템을 검토해야 하나요?

ERP에는 수주, 매출, 납품, 회계 같은 결과 데이터가 남습니다. 다만 수주 이전의 영업 과정은 ERP에 충분히 남지 않는 경우가 많습니다. 예를 들어 첫 접촉 시점, 고객 미팅 내용, 제안서 발송 이력, 견적 이후 고객 반응, 현재 거래 단계, 실패 사유, 거래처별 마지막 활동일은 영업 현장에서 발생하는 과정 데이터입니다. 기존 영림원소프르랩 K-system ERP 데이터와 연동 가능한 플렉스튜디오 영업관리 시스템이라면 수주 전 활동과 수주 이후 결과를 하나의 흐름으로 살펴볼 수 있습니다.

Q3. 영업관리 시스템을 도입하면 바로 성과가 좋아지나요?

시스템 도입만으로 성과가 바로 개선된다고 보기는 어렵습니다. 도입 전에는 리드 등록 기준, 단계 변경 기준, 활동 기록 방식, 실패 사유 분류 기준을 먼저 정리해야 합니다. 이 기준이 있어야 시스템에 쌓이는 데이터가 의미를 갖고, 대시보드와 보고 자료도 실제 의사결정에 활용될 수 있습니다. 영업관리 시스템은 영업 과정을 데이터로 남기고 개선할 수 있게 해주는 기반에 가깝습니다.

Q4. 영업관리 시스템 검토 시 대시보드에서는 어떤 지표를 봐야 하나요?

매출 금액이나 진행 거래 수만 보는 대시보드는 충분하지 않습니다. 결과와 과정을 함께 보여주는 지표가 필요합니다. 검토할 지표는 총 거래액, 진행 거래 건수, 미결 건수, 신규 거래 생성, 수주율과 실패율, 퍼널 단계별 건수, 활동 유형별 건수, 실패 사유입니다. 특히 퍼널 단계별 건수와 실패 사유는 내부 보고 자료에서 활용도가 높습니다. 영업 활동 중 전환이 줄어드는 단계와 그 이유를 확인할 수 있기 때문입니다.

Q5. 영업관리 시스템 도입 전에 내부적으로 어떤 내용을 먼저 정리해야 하나요?

먼저 현재 영업 정보가 어디에 저장되고 있는지 확인해야 합니다. 개인 엑셀, 카카오톡, 이메일, ERP, 개인 메모 중 어디에 어떤 정보가 남는지 정리하면 데이터가 흩어진 지점을 파악할 수 있습니다. 그다음에는 실시간으로 확인하기 어려운 정보를 정리해야 합니다. 진행 중인 거래 수, 단계별 현황, 오래 멈춘 거래, 담당자별 활동, 예상 수주 금액, 실패 사유가 대표적입니다. 마지막으로 ERP에 남는 데이터와 남지 않는 데이터를 구분해야 합니다. 수주와 매출은 ERP에 남아도 수주 전 미팅과 제안 이력이 연결되지 않는다면 영업관리 시스템 도입 필요성을 설명하기 쉽습니다.

출처 및 참고자료

• Forrester Research, Let’s fix the key obstacle to improving your sales productivity, n.d.
• McKinsey & Company, How top performers outpace peers in sales productivity, 2023.
• McKinsey & Company, Sales automation: The key to boosting revenue and reducing costs, 2020.
• Harvard Business Review, Jason Jordan; Robert Kelly, Companies with a Formal Sales Process Generate More Revenue, 2015.
• Ambition, The Winner’s Guide to Effective Sales Coaching, n.d.

*블로그 콘텐츠 일부에 생성형 AI가 사용되었습니다.